Por Dino Porto, coordenador de TI da Qualidados.
As reuniões presenciais, muito comuns no mundo corporativo pré-pandemia, já exigiam de todos nós um grau de dedicação, postura e doses consideráveis de organização. Com a instauração de um novo normal – no qual, quase 100% das interações entre os colaboradores das companhias são virtuais e a comunicação é predominantemente assíncrona – as reuniões se tornaram um importantíssimo momento de troca de informações e contato interpessoal, substituindo até os encontros no cafezinho, que tinham sim a sua função social, e eram momentos de poderosas trocas de experiências.
Com todo o novo imposto pela pandemia, as reuniões remotas se tornaram imprescindíveis no dia a dia dos executivos e certamente serão uma prática dentro da rotina no novo normal que se anuncia. Com alto custo, as viagens de um dia apenas para participar de reuniões, certamente, serão substituídas por encontros remotos.
Diversos avanços tecnológicos foram antecipados com o momento pandêmico que as companhias vivenciam, com a valorização da conectividade e o trabalho independente de escritório. Como todo novo costume, as reuniões remotas exigem um grau de adaptabilidade alto. Destaco aqui quatro boas práticas para a gestão e participação em reuniões remotas:
- Organização como premissa
Por se tratar de um evento planejado, agendado e comunicado off-line, a reunião remota demanda organização para o seu sucesso. Marcar e comunicar aos participantes com antecedência é imprescindível para que todos possam organizar suas agendas e estar presentes.
Uma reunião remota sem pauta é uma página em branco para quem participa. O escopo dos assuntos que serão tratados não é delimitado e os participantes podem incluir novos. O nome da reunião NÃO define a pauta. Seja claro e objetivo sobre os assuntos que serão tratados.
- Câmeras on, microfones off
Imaginem uma reunião presencial onde todos os participantes estão de costas para a mesa e falando ao mesmo tempo. Esta é uma ótima analogia para uma reunião remota com as câmeras desligadas e o microfone ligado.
Ligar a câmera em um encontro remoto é, além de uma ação de empatia e respeito aos participantes, uma forma de se fazer presente e demonstrar sua atenção e reações aos assuntos tratados. Quem não é visto não é lembrado!
O microfone desligado evita que ruídos do ambiente atrapalhem o interlocutor. Ative apenas quando for o seu momento de falar, isso te dará protagonismo e aumentará sua chance de ser compreendido.
- Pontualidade e mediação ativa
Organize-se sempre para chegar cinco minutos antes do horário marcado. Para o organizador, a pontualidade é obrigação. Não é incomum as pessoas ficarem dispersas quando estão em uma sala virtual sem um direcionamento. Chegue cedo e receba cada participante.
Para o organizador, além da pontualidade, mediar ativamente a reunião é muito importante. Nas reuniões remotas, existe um cenário que acontece com bastante frequência: todos ficam calados, cedendo a vez de falar para seus colegas. Após alguns segundos de silêncio, todos falam ao mesmo tempo e é impossível entender qualquer coisa. E este ciclo fica se repetindo. Cabe ao organizador definir o ritmo da reunião e passar a palavra.
- A ferramenta importa
Conheça a ferramenta que irá utilizar para a reunião remota. Conhecer os botões básicos de como ativar o microfone e compartilhar a tela é obrigatório pra quem vai participar de reuniões remotas.
Além da ferramenta de comunicação remota, tenha domínio dos aplicativos que você irá utilizar para fazer apresentações ou colaborar em tempo real com os participantes. Faça um evento teste para garantir que a dinâmica da reunião será fluida e proveitosa.
Em um artigo de 2015 da Harvard Business Review¹, o professor de comportamento organizacional Mark Mortensen destaca que o gestor que administrava reuniões presenciais não precisava ter um novo conjunto de habilidades para o mundo remoto. Mortensen explica que o esforço dos gestores deve ser de cultivar uma dinâmica positiva no time, assegurando que os colaboradores se sintam conectados mesmo que remotamente.
O desafio está posto. Manter a produtividade, organização e empatia nas reuniões remotas já é essencial para o sucesso dos projetos e execução dos trabalhos no mundo coorporativo atual. A reunião, mesmo que remota, é feita por pessoas. Então se organize, ligue sua câmera, mantenha o microfone no mudo e seja pontual.
¹ https://hbr.org/2015/02/how-to-manage-remote-direct-reports
