Conheça os impactos do avanço da tecnologia na gestão das comunicações em projetos

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Conheça os impactos do avanço da tecnologia na gestão das comunicações em projetos

Por: Henrique Lisboa
Engenheiro de Planejamento – PMO

Nos últimos anos, o padrão de comunicação entre as pessoas envolvidas em projetos tem sido alterado de forma rápida e, na maioria das vezes, descoordenada devido às repentinas restrições causadas pela pandemia da covid-19 e pelos rápidos avanços tecnológicos em sistemas e aplicativos dedicados a esse tema. Somado isso ao fato de que um grande fator de insucesso em projetos é a comunicação, sejam eles de grande, médio ou pequeno porte, e projetos de parada de manutenção, o desafio de tratar esse tema de maneira correta é bem maior do que se enfrentava no passado.

Para entender melhor esse desafio, a seguir temos os elementos envolvidos na comunicação:

Figura 1: Visão geral dos elementos envolvidos na comunicação

  • Emissor e Receptor: São as pessoas, as partes interessadas dos projetos. Representam a origem e o destino da mensagem;
  • Código da comunicação (codificação/decodificação): é a linguagem, o idioma utilizado, bem como símbolos, siglas e outros termos técnicos;
  • Mensagem: é a real informação que se deseja transmitir através do meio escolhido;
  • Meio: ferramenta, sistema ou condição em que a mensagem é transmitida, difundida ou divulgada;
  • Resposta/Feedback: retorno do entendimento da mensagem, sendo também uma mensagem que passa pelo mesmo processo de codificação, meio e decodificação;
  • Ruído: interferência que distorce ou bloqueia a mensagem. Pode ser encontrado em qualquer um dos elementos da comunicação;
  • Contexto: é o estado emocional e/ou a cultura da pessoa, empresa ou projeto onde ocorre o processo de comunicação.

Quando desenvolvemos ou atualizamos o plano de comunicações dos projetos, esses elementos devem ser conhecidos e analisados para que as devidas ações sejam delineadas e o objetivo de evitar problemas na comunicação entre as partes interessadas seja alcançado. E com o rápido avanço das tecnologias e ferramentas, esse tema é ainda mais desafiador e não pode ser ignorado.

Falando sobre emissor e receptor, suas características pessoais vão variar em grande amplitude de acordo com as habilidades no uso de ferramentas e facilidade de adaptação a novas tecnologias. Isso se deve muito às diversas gerações trabalhando juntas e nem sempre essas características são levadas em conta no momento do planejamento.

Nesse mesmo sentido, o código utilizado nas mensagens, com siglas novas surgindo a todo o momento e linguajar técnico sendo utilizados com maior frequência, traz uma nova abordagem na orientação de como devemos nos comunicar.

Quando olhamos para o elemento “mensagem”, o que temos que observar é o volume imenso de dados e informações que temos à nossa disposição e, portanto, devemos ter a visão de que mensagens em excesso são prejudiciais.

“Das palavras, as mais simples. Das mais simples, a menor”
(Churchill)

Figura 2 Teleconferência – comunicação interativa

Dentre todos os elementos, o meio de comunicação foi o que mais avançou em termos de tecnologia. Aplicativos de mensagens instantâneas, em texto ou áudio, redes sociais, sistemas de chat e teleconferência (Figura 2), softwares de visualização interativa de dados e sistemas de divulgação proprietários são exemplos de como devemos estar antenados quanto aos meios de comunicação.

Falando sobre a resposta e feedback, algumas ferramentas nos apresentam as “confirmações de recebimento” ou “confirmações de leitura” que, ao contrário do que se pensa, não trazem o esperado entendimento pelo receptor.

Quanto aos ruídos, a capacidade dos recursos computacionais para suportar os avanços tecnológicos nem sempre será suficiente e certamente gera improdutividade no dia a dia. Como é o caso da disponibilidade e velocidade das conexões de internet, que tornaram-se de grande relevância e agora não podem ser, de forma alguma, negligenciadas.

Finalizando, o contexto em torno da comunicação tornou-se menos visível no dia a dia das mensagens instantâneas e teleconferências. Frases curtas, abreviadas ou sem pontuação e câmeras desligadas são exemplos que vivemos atualmente que ocultam essa avaliação. Se este não é evidenciado claramente num processo de comunicação, torna mais difícil identificar o “tom da conversa” do emissor que envia a mensagem e como o receptor a recebe. Em casos como este, a interpretação poderá ser equivocada.

Quando trabalhamos a visão geral de um bom planejamento, devemos extrapolar esses conceitos e exemplos para toda e qualquer forma de se comunicar. Sejam elas mensagens automatizadas de sistemas de gestão, “emoticons” utilizados em mensagens instantâneas, expressões corporais nas câmeras em videoconferências, elementos visuais e suas cores em relatórios e até mesmo em discursos das partes interessadas mais importantes. Também devemos trabalhar de forma inteligente o melhor método de se passar a informação, usando a comunicação interativa, ativa ou passiva que, em cada caso, deve ter seu formato discutido e definido.

Observando-se o ciclo completo da mensagem enviada e o seu retorno/feedback, apresentado na Figura 1, trazendo assim a visão de uma comunicação bidirecional, esta prática deve ser encorajada pela liderança e em treinamentos internos bem como aplicada nos diversos canais. Mesmo na comunicação passiva, onde aparentemente essa visão é unidirecional, devemos ter a visão de que o retorno/feedback deve ser recebido ou buscado. Por exemplo, a comunicação feita em memorandos internos, panfletos, ou cartazes deve ter seus mecanismos de avaliação de eficácia, podendo ser por meio de pesquisas informais ou formais, direcionadas ou por formulários.

Cada elemento tem o seu papel fundamental para a comunicação. Mas um deles é de especial importância quando estamos monitorando as comunicações: o ruído. Numa visão mais ampla, temos como exemplos a baixa qualidade das imagens ou gráficos apresentados em relatórios, frases escritas com duplo sentido, palavras faltando acentos ou letras, baixa estabilidade da conexão de internet, excesso de informações em dashboards e áudios com sons de fundo com volume alto. O que devemos observar nessa visão é a promoção da identificação das fontes de ruídos e então criar ações de controle para que não sejam geradas informações distorcidas. Como boas práticas temos a da obtenção do retorno do entendimento da mensagem pelo receptor (feedback), garantindo que seja confirmada a integridade da mensagem e a da utilização de bancos de dados únicos nos mais variados processos, evitando assim a duplicidade de informações.

A gestão da comunicação, quando abordada da forma ampla apresentada nos parágrafos anteriores, torna-se extremamente extensa e, portanto, desafiadora. Mas da mesma forma que os avanços da tecnologia trazem desafios, também trazem soluções.

Figura 3 Documento formal Plano de Gestão da Comunicação

As organizações devem se preparar cada vez mais para as constantes atualizações tecnológicas no seu dia a dia, sob o risco de não terem eficácia nas comunicações. Com o surgimento de aplicativos de coleta rápida de informações e que tem seus bancos de dados na nuvem, por exemplo, as informações são disponibilizadas mais rapidamente e a tomada de decisão será mais assertiva, bem como a eliminação de ruídos proveniente de várias fontes de informação. Como exemplos, temos os aplicativos em smartphones e os dashboards sendo cada vez mais utilizados de forma interligada e online, deixando para trás as comuns apresentações em slides com informações obsoletas.

O gerente de projetos, dentre suas funções de liderança, deve se dedicar ao tema da comunicação um pouco mais do que antes. Como base de conhecimento para isso, o “Guia PMBOK” apresenta diversos processos definidos para o gerenciamento das comunicações. Já sobre os métodos ágeis, temos a referência do “Manifesto Ágil” apresentando em seus valores a comunicação como instrumento essencial no desenvolvimento dos trabalhos, tanto nas interações entre indivíduos quanto na colaboração com o cliente. Após relacionar esse conhecimento com o que vivenciamos no cenário tecnológico atual, o planejamento poderá ser realizado com êxito.

Agora, resta colher os resultados de uma boa execução do plano de comunicações (Figura 3), mesmo sabendo que não é tão fácil medir o desempenho. Os indicadores indiretos e/ou secundários poderão nos mostrar, por exemplo, uma diminuição do retrabalho, a melhoria da produtividade e melhoria no clima organizacional. Mas, certo mesmo, é que será um esforço que valerá a pena.

Referências: Guia PMBOK, Manifesto Ágil, Metodologia Qualidados de Gestão de Paradas.

2021-10-14T09:42:21+00:0006/10/21|

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