Reuniões periódicas e ferramentas de gerenciamento virtuais estão entre as sugestões úteis para gestores de equipe em home office.

A migração repentina do trabalho presencial para o remoto tomou de assalto organizações e empresas no mundo todo, que não tiveram tempo de se adequar  às exigências que o distanciamento traz para a gestão de equipes.  Desde então, o que tem se visto é uma constante experimentação e uma corrida das lideranças em busca de soluções para o desafio cotidiano de manter em alta a produtividade dos integrantes das suas equipes, mesmo que eles estejam trabalhando a quilômetros de distância.

Coordenador de Tecnologia da Informação da Qualidados, Dino Porto explica que a gestão realizada 100% por meio de trabalho remoto – que ele chama de Gestão 2D –  tem características próprias, como, por exemplo,  um aumento na comunicação assíncrona, que é aquela comunicação  na qual o envio da mensagem e sua recepção não se dão necessariamente ao mesmo tempo – como ocorre, por exemplo com as trocas de mensagem por WhatsApp. Por estas e outras razões, as lideranças precisam adotar rituais próprios, intensificando, por exemplo, as reuniões virtuais, que são estratégias de comunicação síncrona.

Com base nesta visão – e no aprendizado adquirido com sua própria experiência como gestor – Dino separou para nós quatro dicas úteis para manter equipes com foco e motivadas nestes tempos de Gestão 2D. Confira:

            Reforce as reuniões semanais com toda a equipe

Mesmo antes da pandemia, a equipe da Coordenação de TI da Qualidados já realizava uma vez por semana uma reunião com todo o time para a definição do novo ciclo de trabalho. Com o home office, os encontros passaram a ser virtuais e ganharam ainda mais importância, com o bloqueio recorrente da agenda da equipe. Dino Porto explica que o ritual é fundamental para manter o time alinhado e sugere que as lideranças aproveitem os encontros também para fazer uma análise qualitativa das demandas do ciclo anterior.

Adote ferramentas virtuais de gestão de tarefas

Há hoje várias ferramentas virtuais de gestão de tarefas que podem ser grandes aliadas dos gestores na organização do trabalho em equipe. Além de tornar o processo de definição e acompanhamento das tarefas mais simples e ágil, estas ferramentas são intuitivas, facilitam o trabalho colaborativo e a visualização por todos das demandas a serem atendidas. Um exemplo de ferramenta deste tipo é o Planner, da Microsoft, que tem a vantagem de ser integrado à plataforma de videoconferência MS Teams.

            Identifique dificuldades com encontros diários

Conhecidas como Daily, as reuniões diárias de acompanhamento com toda a equipe são uma prática prevista em métodos ágeis de gestão e planejamento de projetos de softwares. Mas podem ser muito úteis para equipes de todo tipo. Nestes encontros rápidos, cada pessoa deve responder o que fez ontem e o que vai fazer hoje, sinalizando se está encontrando alguma dificuldade na execução da tarefa. A prática é ótima para ajudar a definir prioridades e identificar problemas que possam estar impedindo o bom andamento do trabalho.

Diminua a distância dos liderados com reuniões individuais

Tão valiosos quanto as reuniões com o time completo são os contatos diretos com cada um dos colaboradores. Por isso vale a pena investir também em encontros individuais periódicos: as chamadas reuniões one-on-one (um a um).  “Nestas reuniões, fala-se pouco dos assuntos corporativos: 80% do tempo é investido em diminuir a distância entre líder e liderado”, ensina Dino, que começou a adotar a prática na Qualidados durante a pandemia. A ideia é criar oportunidades para que o gestor colabore com o desenvolvimento pessoal e profissional do colaborador, além de facilitar a troca de feedbacks.