1. Introdução

Os empreendimentos de engenharia são projetos costumeiramente complexos, pois envolvem times multidisciplinares, atividades fora da rotina das unidades e grandes volumes de capital. Dimensões como custo, prazo, escopo, qualidade, satisfação do cliente, dentre outras, precisam ser planejadas e monitoradas a fim de atingir os objetivos do projeto.

Neste sentido, um dos fatores críticos de sucesso é o gerenciamento de riscos do projeto. A primeira grande etapa é o levantamento dos riscos inerentes ao projeto, seguida pela categorização e priorização. Durante a análise qualitativa dos riscos, são identificadas as ameaças e oportunidades relacionadas com as respectivas probabilidades e impactos. Por fim, são definidas as ações de resposta. São estratégias clássicas para tratamento de um risco:

• Ameaças (ou riscos negativos): prevenir, mitigar, transferir, aceitar, escalar.
• Oportunidades (ou riscos positivos): explorar, compartilhar, melhorar, aceitar, escalar.

Os gerentes de projetos e suas equipes tendem a se debruçar de forma mais intensa nos riscos negativos, visto que eles podem levar o projeto ao fracasso.

Para projetos mais complexos e de maior envergadura, onde se deseja apurar o exercício de gerenciamento de riscos, é usado o método quantitativo, que envolve métodos matemáticos iterativos (o mais usado é a Simulação de Monte Carlo). Neste método, o gerente do projeto poderá prever o grau de certeza para atingir determinado objetivo-chave, como custo ou prazo, a partir de curvas estatísticas clássicas de comportamento do risco analisado.

No caso de ameaças (ou riscos negativos), a decisão mais delicada é a mitigação do risco, pois envolve o monitoramento de ações eficazes a fim de que o risco seja tratado. Embora haja esforços para o tratamento e mitigação, os riscos residuais, que são provenientes de riscos significativos que não foram totalmente eliminados, se concretizados, podem gerar impactos relevantes. Sendo assim, ações de contingenciamento para o tratamento dos eventos indesejados são necessárias. O plano de contingências é o documento que formaliza a estruturação e definição destas ações com as partes interessadas e o time do projeto.

 

2. Estruturação dos Planos de Contingência

Os planos de contingência devem ser específicos, detalhados e alinhados aos riscos residuais identificados. São estratégias documentadas que detalham como uma equipe deve reagir caso os riscos residuais se materializem. É fundamental que os stakeholders sejam envolvidos e participem do desenvolvimento dos planos. Desta forma, as equipes precisam estar preparadas para o cenário de realização do evento indesejado. Alguns fatores chave para a construção do plano:

• Documentação Clara: Cada plano deve descrever claramente o risco, a resposta planejada e os recursos necessários para implementar a resposta.
• Responsabilidade Designada: É crucial que cada ação do plano tenha um responsável que esteja ciente de suas funções e que possa atuar rapidamente em caso de necessidade.

 

3. Alocação de Recursos

Para que os planos de contingência sejam eficazes, é necessário garantir que os recursos (financeiros, humanos e materiais) estejam disponíveis quando necessário. Isso pode envolver:

• Reservas Financeiras: Alocar um percentual do orçamento total do projeto para cobrir despesas imprevistas.
• Equipe Treinada: Assegurar que a equipe esteja treinada e preparada para agir conforme os planos de contingência.

Quando as ações de contingenciamento envolvem recursos financeiros, é fundamental que a alta direção da organização esteja preparada para alocar este recurso e que o montante esteja disponível no prazo adequado a fim de mitigar de fato o cenário indesejado realizado.

 

4. Monitoramento e Controle

O acompanhamento constante dos riscos e da eficácia dos planos de contingência é vital. Isso pode ser feito por meio de:

• Reuniões Regulares: Discussões periódicas sobre o status dos riscos e a necessidade de ajustes nos planos.
• Ferramentas de Monitoramento: Utilização de softwares que ajudem a rastrear o progresso e a identificar sinais precoces de problemas.

Um momento importante no processo de monitoramento e controle envolve revisitar os riscos a fim de verificar se as contingências adotadas continuam a ser eficazes.

Da mesma forma, é possível que novos riscos sejam identificados, que obviamente precisam ser adequadamente tratados no mesmo nível de rigor dos identificados incialmente. Isto ocorre porque os cenários são dinâmicos e envolvem variáveis que nem sempre podem ser controladas. Este dinamismo precisa estar refletido no gerenciamento de mudanças do projeto, com reflexos na revisão das linhas de base do projeto. Pode ser necessário envolver a alta direção da organização para uma revisão das reservas de contingência, o que não é uma tarefa fácil para o gerente do projeto.

O Excel ainda hoje é a ferramenta mais utilizada para gerenciar todo este processo. Contudo, existem algumas ferramentas de tecnologia colaborativas e dedicadas a esta área de conhecimento que podem suportar as equipes e o gerente do projeto na condução do gerenciamento de riscos, tornando as informações mais confiáveis, auditáveis e com maior rastreabilidade.

Além disso, ferramentas que favorecem a integração dos processos, como o Cleopatra, aumentam a produtividade das equipes, com aumento também da assertividade das informações. Isto tudo resulta em decisões pautadas em informações mais confiáveis, ou seja, tudo que o decisor precisa para decidir com segurança.

 

5. Revisão e Aprendizado Contínuo

Após a ativação de um plano de contingência, é fundamental revisar o que funcionou e o que não funcionou. Isso deve ser parte do processo de aprendizado contínuo da equipe de projeto. Recomenda-se:

• Reuniões de retrospectiva: Avaliar as respostas aos riscos e discutir melhorias para futuros projetos.
• Atualização de documentação: Integrar as lições aprendidas aos processos de gerenciamento de riscos e contingências.

 

6. Comunicação

O processo de comunicação é o mais sensível dentre todos os processos de um gerenciamento de projetos. As comunicações também têm forte influência no gerenciamento do plano de contingências. Todos os membros da equipe devem estar cientes dos riscos potenciais e das respostas planejadas. Isso inclui:

• Informação acessível: Garantir que todos os documentos relevantes estejam facilmente acessíveis.
• Canais de comunicação: Estabelecer canais de comunicação claros para a equipe relatar problemas ou incertezas.

 

7. Conclusão

Gerenciar ações de contingenciamento em projetos de engenharia é um processo contínuo que requer planejamento, flexibilidade e colaboração. A estruturação destas ações não apenas protege os objetivos do projeto, mas também fortalece a confiança da equipe e das partes interessadas. Ao implementar as melhores práticas discutidas, os gestores de projeto podem garantir uma resposta ágil e eficaz às mudanças, promovendo assim o sucesso do projeto.

 

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Sobre o autor: João Henrique Costa

engenheiro mecânico de formação. Tem mais de 35 anos de vivência em complexos industriais de grande porte nos segmentos de petroquímica e mineração. Experiência em grandes paradas de manutenção integradas com investimentos de capital (planejamento e execução). Atuou em manutenção de rotina e gestão de almoxarifados. Foi gestor de Administração Contratual (orçamento, subcontratações, medições do avanço dos serviços e controle de custo). Pós-graduado em manutenção petroquímica, gerenciamento de serviços e riscos de processo. Profissional certificado pelo PMI. Atualmente, coordena o PMO da Qualidados Engenharia.