O gerenciamento de custos em projetos é uma área crítica que demanda uma abordagem meticulosa e estratégica. Em um ambiente empresarial cada vez mais competitivo, entender e controlar os custos associados a projetos individuais e ao portfólio como um todo é essencial para o sucesso organizacional a longo prazo.
E o que é necessário para realizar uma boa gestão de custos?
Antes de iniciar qualquer projeto, é crucial estabelecer claramente o escopo do trabalho a ser realizado. Uma compreensão precisa do escopo permite uma estimativa de custos mais precisa e evita surpresas indesejadas durante a execução do projeto. As estimativas de custos devem ser baseadas em dados históricos sempre que possível e considerar todas as particularidades e requisitos específicos do projeto. (Kerzner, 2017; Project Management Institute, 2017)
Além disso, uma alocação eficiente de recursos é fundamental para otimizar os custos em projetos de portfólio. Isso envolve a atribuição cuidadosa de recursos humanos, materiais e financeiros para garantir que cada projeto receba os recursos necessários sem desperdícios. A prática de gerenciamento de recursos deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças nas prioridades do portfólio. (Gray & Larson, 2018; Project Management Institute, 2019). Falando em recursos envolvidos, a equipe responsável por compor o time que fará o gerenciamento de custos do projeto precisa ser habilitada e conhecedora das melhores práticas da disciplina.
Ferramentas que podem auxiliar
Uma variedade de ferramentas de gerenciamento de custos está disponível para auxiliar as organizações no controle e monitoramento dos gastos do projeto. Ferramentas de software especializadas podem ajudar na elaboração de orçamentos, rastreamento de despesas, previsão de custos futuros e análise de variações. A escolha da ferramenta certa depende das necessidades e da complexidade do portfólio de projetos. (Schwalbe, 2018; Fleming & Koppelman, 2016)
A Qualidados formou uma sólida parceria com a Cleopatra Enterprise, empresa holandesa especialista em ferramentas e provedora de conhecimento na especialidade Engenharia de Custos. A ferramenta Cleopatra possui diversos módulos que atendem todo o ciclo de vida do projeto de forma holística e integrada, observando as particularidades e necessidades de um projeto.
Especificamente na disciplina de custos, podemos destacar os módulos de Cost Estimation e Cost Management. O primeiro módulo, foi projetado para auxiliar as organizações no desenvolvimento de estimativas precisas e abrangentes para projetos em uma variedade de setores industriais. Aqui posso destacar algumas de suas principais características:
Já o módulo de gerenciamento de custos do Cleopatra tem o objetivo de auxiliar as organizações no controle eficaz dos custos ao longo do ciclo de vida de um projeto. Este módulo oferece uma série de recursos e funcionalidades que permitem aos gerentes de projeto monitorar, analisar e tomar decisões informadas sobre os custos associados aos projetos em andamento.
Conclusão
O gerenciamento de custos em projetos é uma disciplina complexa que exige uma abordagem multifacetada e proativa. Ao adotar práticas e ferramentas eficazes, as organizações podem controlar os custos, mitigar riscos e maximizar o retorno sobre o investimento em seus projetos.
Referências
AACE International -Association for the Advancement of Cost Engineering (2024).
Fleming, Q., & Koppelman, J. (2016). Earned Value Project Management. Project Management Institute.
Gray, C., & Larson, E. (2018). Project Management: The Managerial Process. McGraw-Hill Education.
Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. John Wiley & Sons.
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute.
Schwalbe, K. (2018). Information Technology Project Management. Cengage Learning.
Escrito por Aíla Sacramento
Engenheira de Produção com MBA em Gerenciamento de Projetos, trago comigo experiência em gerenciamento de projetos em PMO de engenharia. Atualmente, faço parte do time responsável pela implantação de módulos de custos nos clientes. Além disso, realizo análises dos processos da gestão corporativa de projetos, KPIs, e implantação de práticas ágeis. Também sou responsável pela criação de metodologias e padrões de trabalho, gestão de conhecimento e atuação em projetos de inovação.