Conheça os impactos do avanço da tecnologia na gestão das comunicações em projetos

Por: Henrique Lisboa
Engenheiro de Planejamento – PMO

Nos últimos anos, o padrão de comunicação entre as pessoas envolvidas em projetos tem sido alterado de forma rápida e, na maioria das vezes, descoordenada devido às repentinas restrições causadas pela pandemia da covid-19 e pelos rápidos avanços tecnológicos em sistemas e aplicativos dedicados a esse tema. Somado isso ao fato de que um grande fator de insucesso em projetos é a comunicação, sejam eles de grande, médio ou pequeno porte, e projetos de parada de manutenção, o desafio de tratar esse tema de maneira correta é bem maior do que se enfrentava no passado.

Para entender melhor esse desafio, a seguir temos os elementos envolvidos na comunicação:

Figura 1: Visão geral dos elementos envolvidos na comunicação
  • Emissor e Receptor: São as pessoas, as partes interessadas dos projetos. Representam a origem e o destino da mensagem;
  • Código da comunicação (codificação/decodificação): é a linguagem, o idioma utilizado, bem como símbolos, siglas e outros termos técnicos;
  • Mensagem: é a real informação que se deseja transmitir através do meio escolhido;
  • Meio: ferramenta, sistema ou condição em que a mensagem é transmitida, difundida ou divulgada;
  • Resposta/Feedback: retorno do entendimento da mensagem, sendo também uma mensagem que passa pelo mesmo processo de codificação, meio e decodificação;
  • Ruído: interferência que distorce ou bloqueia a mensagem. Pode ser encontrado em qualquer um dos elementos da comunicação;
  • Contexto: é o estado emocional e/ou a cultura da pessoa, empresa ou projeto onde ocorre o processo de comunicação.

Quando desenvolvemos ou atualizamos o plano de comunicações dos projetos, esses elementos devem ser conhecidos e analisados para que as devidas ações sejam delineadas e o objetivo de evitar problemas na comunicação entre as partes interessadas seja alcançado. E com o rápido avanço das tecnologias e ferramentas, esse tema é ainda mais desafiador e não pode ser ignorado.

Falando sobre emissor e receptor, suas características pessoais vão variar em grande amplitude de acordo com as habilidades no uso de ferramentas e facilidade de adaptação a novas tecnologias. Isso se deve muito às diversas gerações trabalhando juntas e nem sempre essas características são levadas em conta no momento do planejamento.

Nesse mesmo sentido, o código utilizado nas mensagens, com siglas novas surgindo a todo o momento e linguajar técnico sendo utilizados com maior frequência, traz uma nova abordagem na orientação de como devemos nos comunicar.

Quando olhamos para o elemento “mensagem”, o que temos que observar é o volume imenso de dados e informações que temos à nossa disposição e, portanto, devemos ter a visão de que mensagens em excesso são prejudiciais.

“Das palavras, as mais simples. Das mais simples, a menor”
(Churchill)

Figura 2 Teleconferência – comunicação interativa

Dentre todos os elementos, o meio de comunicação foi o que mais avançou em termos de tecnologia. Aplicativos de mensagens instantâneas, em texto ou áudio, redes sociais, sistemas de chat e teleconferência (Figura 2), softwares de visualização interativa de dados e sistemas de divulgação proprietários são exemplos de como devemos estar antenados quanto aos meios de comunicação.

Falando sobre a resposta e feedback, algumas ferramentas nos apresentam as “confirmações de recebimento” ou “confirmações de leitura” que, ao contrário do que se pensa, não trazem o esperado entendimento pelo receptor.

Quanto aos ruídos, a capacidade dos recursos computacionais para suportar os avanços tecnológicos nem sempre será suficiente e certamente gera improdutividade no dia a dia. Como é o caso da disponibilidade e velocidade das conexões de internet, que tornaram-se de grande relevância e agora não podem ser, de forma alguma, negligenciadas.

Finalizando, o contexto em torno da comunicação tornou-se menos visível no dia a dia das mensagens instantâneas e teleconferências. Frases curtas, abreviadas ou sem pontuação e câmeras desligadas são exemplos que vivemos atualmente que ocultam essa avaliação. Se este não é evidenciado claramente num processo de comunicação, torna mais difícil identificar o “tom da conversa” do emissor que envia a mensagem e como o receptor a recebe. Em casos como este, a interpretação poderá ser equivocada.

Quando trabalhamos a visão geral de um bom planejamento, devemos extrapolar esses conceitos e exemplos para toda e qualquer forma de se comunicar. Sejam elas mensagens automatizadas de sistemas de gestão, “emoticons” utilizados em mensagens instantâneas, expressões corporais nas câmeras em videoconferências, elementos visuais e suas cores em relatórios e até mesmo em discursos das partes interessadas mais importantes. Também devemos trabalhar de forma inteligente o melhor método de se passar a informação, usando a comunicação interativa, ativa ou passiva que, em cada caso, deve ter seu formato discutido e definido.

Observando-se o ciclo completo da mensagem enviada e o seu retorno/feedback, apresentado na Figura 1, trazendo assim a visão de uma comunicação bidirecional, esta prática deve ser encorajada pela liderança e em treinamentos internos bem como aplicada nos diversos canais. Mesmo na comunicação passiva, onde aparentemente essa visão é unidirecional, devemos ter a visão de que o retorno/feedback deve ser recebido ou buscado. Por exemplo, a comunicação feita em memorandos internos, panfletos, ou cartazes deve ter seus mecanismos de avaliação de eficácia, podendo ser por meio de pesquisas informais ou formais, direcionadas ou por formulários.

Cada elemento tem o seu papel fundamental para a comunicação. Mas um deles é de especial importância quando estamos monitorando as comunicações: o ruído. Numa visão mais ampla, temos como exemplos a baixa qualidade das imagens ou gráficos apresentados em relatórios, frases escritas com duplo sentido, palavras faltando acentos ou letras, baixa estabilidade da conexão de internet, excesso de informações em dashboards e áudios com sons de fundo com volume alto. O que devemos observar nessa visão é a promoção da identificação das fontes de ruídos e então criar ações de controle para que não sejam geradas informações distorcidas. Como boas práticas temos a da obtenção do retorno do entendimento da mensagem pelo receptor (feedback), garantindo que seja confirmada a integridade da mensagem e a da utilização de bancos de dados únicos nos mais variados processos, evitando assim a duplicidade de informações.

A gestão da comunicação, quando abordada da forma ampla apresentada nos parágrafos anteriores, torna-se extremamente extensa e, portanto, desafiadora. Mas da mesma forma que os avanços da tecnologia trazem desafios, também trazem soluções.

Figura 3 Documento formal Plano de Gestão da Comunicação

As organizações devem se preparar cada vez mais para as constantes atualizações tecnológicas no seu dia a dia, sob o risco de não terem eficácia nas comunicações. Com o surgimento de aplicativos de coleta rápida de informações e que tem seus bancos de dados na nuvem, por exemplo, as informações são disponibilizadas mais rapidamente e a tomada de decisão será mais assertiva, bem como a eliminação de ruídos proveniente de várias fontes de informação. Como exemplos, temos os aplicativos em smartphones e os dashboards sendo cada vez mais utilizados de forma interligada e online, deixando para trás as comuns apresentações em slides com informações obsoletas.

O gerente de projetos, dentre suas funções de liderança, deve se dedicar ao tema da comunicação um pouco mais do que antes. Como base de conhecimento para isso, o “Guia PMBOK” apresenta diversos processos definidos para o gerenciamento das comunicações. Já sobre os métodos ágeis, temos a referência do “Manifesto Ágil” apresentando em seus valores a comunicação como instrumento essencial no desenvolvimento dos trabalhos, tanto nas interações entre indivíduos quanto na colaboração com o cliente. Após relacionar esse conhecimento com o que vivenciamos no cenário tecnológico atual, o planejamento poderá ser realizado com êxito.

Agora, resta colher os resultados de uma boa execução do plano de comunicações (Figura 3), mesmo sabendo que não é tão fácil medir o desempenho. Os indicadores indiretos e/ou secundários poderão nos mostrar, por exemplo, uma diminuição do retrabalho, a melhoria da produtividade e melhoria no clima organizacional. Mas, certo mesmo, é que será um esforço que valerá a pena.

Referências: Guia PMBOK, Manifesto Ágil, Metodologia Qualidados de Gestão de Paradas.

Na era das soluções remotas

Qualidados investe no desenvolvimento de soluções inovadoras e em ferramentas de gestão para viabilizar atividades a distância relacionadas à manutenção.

Como conciliar o planejamento e a execução de serviços de manutenção industrial com a necessidade de distanciamento social? O investimento em soluções tecnológicas inovadoras e em ferramentas de gestão já consolidadas estão entre as apostas da Qualidados para auxiliar seus clientes diante dos desafios trazidos pela pandemia. Em meio aos riscos gerados pela disseminação do coronavírus, a ordem é explorar ao máximo as soluções que viabilizam atividades a distância.

No momento, a grande novidade é o desenvolvimento em parceria com startups de soluções tecnológicas para atender às demandas por serviços remotos nas áreas de inspeção, monitoramento e análise de causas de falhas em equipamentos e sistemas, além de fiscalização e comissionamento em paradas e obras.

Em paralelo, a empresa – que hoje mantém cerca de 60% da sua força produtiva trabalhando em home office – se vale de uma expertise acumulada de forma pioneira. O diretor Luiz Henrique Costa conta que a Qualidados foi responsável pelas primeiras experiências no país de planejamento de paradas a distância. Em 2005 e 2006, o formato foi adotado em duas paradas de manutenção da UN-BSOL (atual UO AM), uma unidade de processamento de gás da Petrobras localizada em Urucu, no Amazonas.

“Na época, todas as atividades de preparação de parada, incluindo definição de escopo, detalhamento de atividades, elaboração dos cronogramas, apoio na contratação de materiais e serviços, planos de SMS, logística para deslocamento de máquinas, equipamento, materiais e pessoas para a unidade, além de análise de riscos e procedimentos específicos de manutenção foram realizados em Salvador”, relata Luiz.

A tarefa foi possível graças a uma metodologia de gestão de paradas de manutenção que conta com processos, procedimentos e ferramentas bem definidos que viabilizam a realização das atividades de planejamento fora da unidade industrial do cliente. Dessa maneira, o deslocamento da equipe só se torna necessário para coleta de informações em campo e na fase de acompanhamento e controle das paradas.

O diretor reconhece os desafios que o formato a distância pode trazer, por exemplo, para o estabelecimento de uma comunicação eficaz entre as equipes de planejamento e manutenção e também para a agilidade na tomada de decisões ao longo da fase de preparação, com a distância física que se estabelece entre todos os envolvidos na análise crítica, acompanhamento e controle das fases. “Mas todos estes desafios podem ser enfrentados e mitigados pela existência de uma metodologia madura na Qualidados, que adota ferramentas de controle e planos de comunicação, entre outros instrumentos”, ressalta o diretor.

A inovação nos tempos do coronavírus

Tendências, soluções e iniciativas das startups e empresas de tecnologia.

Talvez nunca aquela máxima de que a crise é uma combinação de risco com oportunidade tenha sido tão apropriada para as empresas que trabalham com tecnologia e inovação quanto nos dias de hoje. Como aconteceu com quase tudo ao nosso redor, o ecossistema de inovação foi tomado de assalto pela pandemia do coronavírus. Grandes eventos de área foram cancelados e, bem mais grave que isso, a perspectiva de uma mega recessão na economia global acena para um futuro de investimentos incertos para o setor.

Ao mesmo tempo, os desafios gigantescos que se apresentam para organizações e pessoas no mundo todo demandam, mais do que nunca, aquilo que é a principal expertise das startups e empresas de tecnologia: soluções rápidas e criativas.  Tudo isso num cenário que parece sob medida para a transformação digital, onde conectar pessoas a distância não é mais questão de estilo de vida, mas de sobrevivência. Pensando em tudo isso, reunimos aqui cinco iniciativas, soluções e tendências inovadoras que estão bombando no Brasil nestes tempos de COVID-19. Confira:

Fapesp contra o COVID

Em meio a tantas incertezas, uma notícia boa para quem está trabalhando em soluções que colaboram no combate ao vírus. A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (Fapesp) liberou R$ 30 milhões para financiar startups e pesquisadores que desenvolvam projetos sobre o coronavírus. O empreendedor que tiver seu projeto aprovado deve receber R$ 1,5 milhão para desenvolver produtos ou serviços.

Compartilhando soluções

A Associação Brasileira de Startups (Abstartups) e a Comunidade Governança & Nova Economia (Gonew.co) lançaram a campanha #StartupsVsCovid19 em busca de iniciativas para mitigar o impacto da pandemia. A ideia é incentivar empresas, empresários e inovadores a compartilhar experiências e soluções por meio da hashtag #StartupsVsCovid19.

A vez da telemedicina

As soluções para telemedicina nunca estiveram tão em alta. Uma startup de Pelotas, a Fácil Consulta, criou um serviço gratuito para quem tem dúvidas ou possui os sintomas da COVID-19. Através do site, é possível encontrar um médico ou psicólogo voluntário. Na mesma linha, o site Doctoralia anunciou uma plataforma para realizar o pré-atendimento virtual gratuito, usando ferramentas de webconferência. Já para uma autoavaliação rápida há os aplicativos de triagem online que têm viralizado nas redes sociais, como o caren.app, o CoronaBR e o Coronavírus Sus, do Ministério da Saúde.

O mundo das health techs

O universo a ser explorado pelas health techs – empresas que atuam com tecnologia aplicada à saúde – vai muito além do campo da telemedicina. A startup Hi Technologies desenvolveu um teste que detecta o coronavírus em 10 minutos. Um pequeno kit laboratorial – desenvolvido com tecnologias como Internet das Coisas (IoT) e Inteligência Artificial (I.A) – realiza a leitura do material coletado, envia os dados via internet para a central, e retransmite o resultado.

Negócios cada vez mais digitais

Com tanta gente trabalhando em casa, a demanda por softwares de videoconferência deu um salto. Só para ter uma ideia, as ações da Zoom Video Communications – criadora da plataforma Zoom – tiveram uma valorização de 100%.  Mas este é apenas um exemplo de como soluções virtuais ganham espaço para manter os negócios rodando. Especializada em soluções para gerenciar, distribuir e monetizar vídeos e conteúdos digitais, a Netshow.me, por exemplo, vem apostando em soluções para ajudar a empresas a criar alternativas on-line para seus negócios e eventos.

HIGHLIGHTS Qualidados

Rumo à certificação pela ISO 45001

A Qualidados está mobilizando os preparativos para viabilizar a transição da certificação pela norma OHSAS 18001  para a sua nova versão, a ISO 45001. A mudança vai contribuir para aperfeiçoar os processos da empresa nas áreas de Saúde e Segurança Ocupacional, além de permitir uma melhor integração com as demais normas do Sistema de Gestão (ISO 9001 e ISO 14001) e estimular o comprometimento da alta gestão com as questões da área.

Para viabilizar a transição, será preciso realizar revisões e ajustes em vários processos, no Sistemas de Gestão e em uma série de documentos das áreas de Segurança e Saúde, Comunicação e Recursos Humanos. O planejamento da atividade foi deflagrado em novembro de 2019, com o envolvimento de todo o setor de SMS. A expectativa é de que até o final de janeiro de 2020 seja possível implantar as  mudanças e aplicar os ajustes necessários.

“A migração é um projeto muito importante para a nossa área, pois irá contribuir para aprimorar processos, proporcionando uma visão mais estratégica de riscos e oportunidades e  um  envolvimento mais efetivo tanto da alta liderança como de todos os colaboradores”, acredita a coordenadora de SMS da Qualidados, Luciana Vasconcelos.

O que vem por aí?

Veja onde a QD vai estar em 2020.

O ano mal começou e a Qualidados já está de agenda cheia, com participações previstas em uma série de eventos no Brasil e exterior. A seguir, organizamos uma lista rápida de congressos, conferências e outros encontros onde nossos integrantes deverão marcar presença ao longo do ano. Confira o cronograma:

Fevereiro – No dia 6, teremos o evento Café com Energia P&C, em Salvador

Março – A conferência Global Offshore Brasil Summit acontece dias 3 e 4, em Nilópolis, no Rio de Janeiro

Abril – Evento sobre PPPs e Concessões, no dia 16, em São Paulo (capital).

Maio – Maior evento mundial de petróleo, a Offshore Technology Conference (OTC) será realizada de 4 a 7, em Houston, no Texas. No mesmo mês, teremos ainda a Sergipe Offshore, em Aracaju.

Junho – O congresso Brazil Windpower, voltado para o setor eólico, acontece de 2 a 4, na capital paulista.

Julho – Salvador vai sediar a Conferência de Negócios e Encontro do Setor de Petróleo do Norte e Nordeste do Brasil – PetroNor 2020.

Agosto – A MEC Show, Feira de Metalmecânica e Inovação Industrial, será promovida nos dias 3 a 5, em Vitória,  Espírito Santo.

Setembro –  Maior evento de Óleo e Gás da América Latina, a Rio Oil&Gas Expo and Conference vai ocupar mais uma vez o centro de convenções do Riocentro, na capital fluminense. A programação ocorre de 21 a 24.

Outubro – Congresso ABRAMAN 2020.

Novembro –  As energias renováveis estarão em pauta no Bahia Energy Meeting,  a ser realizado em Salvador.